工具书的编纂可以追溯到先秦时代。相传周宣王时太史籀编有《史籀篇》，可以说是古代字书的萌芽；《周谱》的旁行斜上法和“古六历”，可以视为表谱的渊源；传说中夏禹铸“九鼎”的图纹和周代《山海图》，也可以看成原始的图录。但总的来说，当时文化科学事业尚不发达，文献数量很少，掌握文化的只是少数贵族文人。他们满足于背诵先师典籍，对工具书的需求尚不十分迫切。以后，随着文化科学事业日益发达和政治思想斗争的需要，文献逐渐增多，工具书才逐步发展起来。

汉代是封建经济和封建文化巩固与发展的重要时期，因而也是工具书的发展奠定基础的时期。

著名历史学家司马迁，在撰写我国第一部通史——《史记》时，为了便于按时代顺序记载历史事件，创立了用表格形式、按时代或年月编次的“十表”。十表虽不独立成帙，但对后代很有影响，实是我国表谱的滥觞。

西汉王朝进行了大规模的图书征集活动，并专门设置了国家藏书机关。为了整理和记录征集来的大量图书文献，汉成帝命刘向、任宏、李柱国、尹咸等人专门负责校勘清理工作。刘向死后，汉哀帝又命刘歆继承父业。在整理图书的基础上，刘向、刘歆编出了我国最早的综合性分类解题目录——《别录》和《七略》（佚）。在《七略》的基础上，班固又编成了我国第一部史志目录《汉书·艺文志》。

由于社会生活的日益复杂，语言文字也不断发生变化。到了汉代，对于先秦古书里的词语，一般人已感到很难懂了，于是就有人用当时的“通语”来解释古书里的词义，经过不思掇辑增益，终于形成了我国第一部分类词典——《尔雅》。当时虽有通行的通语，可是各地的方言还是很歧异的。杨雄有感于此，就试用当时的通语来解释方言词，编成了一部方语词典——《輶轩使者绝代语释别国方言》简称《方言》。又由于汉字在形体上也发生了很大变化，由篆改隶，汉字的结构原理变得模糊了。有鉴于此，东汉许慎撰了《说文解字》，以篆体为首字运用“六书”说分析字的形、音、义，成为我国第一部完备的字典。在编排方式上，《说文》采用了部首法，对后世产生了较大的影响。

此外，由于军事和政治斗争的需要，地图一类工具书也获得了发展，长沙马王堆第三号汉墓出土的三幅绘在帛上的地图，是迄今为止所能见到的最早的地图。

由此看来，工具书在汉代已有了相当的发展，新的类型不断涌现，并逐步摆脱了对其它著作的依附，更多地以专书的形式出现。这时期工具书所创立的编排形式，也为后世提供了借鉴，奠定了发展基础。

魏亚南北朝时期，工具书有一定的发展。魏刘劭、王象等人奉敕编辑了我国第一部类书——《皇览》。它“集五经群书，以类相从”，全书分四十余部，共八百万字。这时又出现了按韵收字的字典——韵书，最早的一部是魏李登的《声类》，隋陆法言的《切韵》则是韵书的定型之作。类书、韵书在这一时期出现，不是偶然的。它适应了当时崇尚骈骊，讲究声律和用典的文风，直接或间接地为这一目的服务。

魏晋南北朝也是地图发展的重要阶段，出现了著名的地衅学家裴秀。他不但绘制出精细的《禹贡地域图》，而且创立了“制图六说”。在目录学著作中，除出现了沿用《七略》体系的王俭《七志》、阮孝绪《七录》外，荀勖的《中经新簿》和李充的《四部书目》开了四部法的先河。并且出现了专科性目录，如有道安的《综理众经目录》和僧佑的《出三藏记集》等。在表谱方面，杜预的《春秋长历》是较早的历表。梁元帝的《同姓名录》则是长一部人名词典。

唐代和宋代，由于经济、政治和文化的空前发展，以及推行了科举制度，封建帝王和一般士大夫、文人学者都很注意编纂工具书。这一时期所编的工具书不但数量多、部头大，而且类别也多，出现了许多专门性的工具书。唐代编出了诸如《艺文类聚》、《初学记》等著名类书。宋代也编出了《太平御览》、《册府元龟》、《玉海》等大部头的类书。唐代出现了我国第一部较完备的政书——杜佑的《通典》，宋郑樵的《通志》是继此而作的又一政书之杰作。

唐宋时期，书目的编制很有成绩。《隋书·经籍志》是我国第二部史志目录，奠定了四部法的基础，为后世一千多年所沿用。官修书目方面，《群书四部录》、《古今书录》和《崇文总目》等较为知名。而且由于印刷术的发明和普及，私人藏书风行，出现了不少私人藏书目录，如有唐《吴氏西斋书目》，宋晁公武的《郡斋读书志》，陈振孙的《直斋书录解题》及尤袤的《遂初堂书目》等。其中以《郡斋读书志》和《直斋书录解题》较为有名。《遂初堂书目》记叙书籍之不同版本，为版本目录之最早见者。

这一时期，由于诗词的盛行，韵书有了新的发展。唐孙愐增补《切韵》编成《唐韵》。宋代又出现了陈彭年等人根据唐代《切韵》增订本而编的《广韵》，丁度编的《集韵》，韵书的编纂体例逐渐趋于完善。在表谱方面，出现了唐封演的《古今年号录》，宋吕祖谦的《大事记》，以及宋刘羲叟的《长历》（又名《刘氏辑术》）。另外，还姓氏谱录《元和姓纂》（唐林宝）。地图在唐宋时也有发展，唐贾耽的《海内华夷图》是裴秀之后划时代的作品，宋沈括的《天下郡县图》也较知名。

辽金元时期，由于战乱多，统治者崇尚武功，对于文事无暇修治，因此工具书编纂较少。但韵书的编纂取得了一定的成绩。如金王文郁编的《平水新刊礼部韵略》，归并《广韵》之206韵为106韵，遂成为后代用韵的标准。106韵还被广泛地运用于编制其他工具书，如类书、索引等。元阴时夫父子所编的《韵府群玉》，在韵书中较为著名。其它如马端临的《文献通考》在唐宋政书的基础上有了发展。朱思本的《舆地图》，在我国地图学史上是一部重要著作。此外，元代还出现了类似手册的工具书——《居家必备》、《居家必用事类全集》等。

明代由于国家的统一和经济、文化的发展，工具书也有发展，其中类书和字书尤足称道。如官修的《永乐大典》。卷帙宏博，内容丰富，是我国历史上最大的一部类书。梅膺祚的《字汇》，大力精简部首，并按笔画进一步排列部首和单字，为后代字典创立了新体例。明末傅山所编的《两汉书姓名韵》，则可算作我国第一部专题索引。

清朝统一中国以后，为了维护其统治，箝制思想，转移人民的视线，在学术方面大力提倡所谓“朴学”。不少儒生俯案终生，皓首穷经，致力于整理旧籍。这种情况反映到工具书的编纂上，对过去的成果多所继承和总结。如在目录、字典、韵书、类书等方面，出现了《四库全书总目提要》、《康熙字典》、《佩文韵府》等集大成的著作。政书方面，在三通的基础上，续成了九通。此外，万斯同的《历代史表》、齐召南的《历代帝王表》是史表的杰作。汪辉祖的《史姓韵编》也是查考正史传记的重要工具。此外还出现了实地测量的地图，如康熙《清内府一统舆地秘图》和《清乾隆内府舆图》，皆著称于世，成为近代中国地图的主要来源。

综上所述，从汉到清的两千多年间，历代公私编纂的工具书不断增加，逐步改进。究其发展原因，如同其它文化事业一样，最根本的是由于社会经济的逐步发展，以及封建统治阶级出于政治思想统治的需要而提倡编纂工具书的结果。尤其是一些卷帙浩大的工具书，如果没有官方的人力、财力和物力，在当时想由个别人完成，是难以想象的。但反动统治者又有阻碍工具书发展的一面，官修、“钦定”的工具书因成于众人之手，谬误遗漏比比皆是。但书既经钦定，就无人敢于评判，只能听任其以讹传讹。同时又多方排斥那些非钦定的工具书。如标榜为“善兼美具”的《康熙字典》，疵漏之处举不胜举，但因这部书出于御定，人们都有所忌讳。王锡侯撰《字贯》，被认为有纠正《康熙字典》之嫌，竟遭禁毁并满门抄斩。直到《康熙字典》行世后一百多年，王引之奉道光皇帝之命，作《字典考证》，才得以指出其引书错误2588条，实际上这远远不是其错误的全部。

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