在漫长的历史进程中，人类创造出了极其丰富的图书财富。浩如烟海的图书资料，如果按照它们的编制特点和人们的使用习惯，大体可分为两类：一类是普通图书，另一类是工具书。

一、什么是工具书？工具书是根据一定的社会需要，以特定的编排形式和检索方法，为人们迅速提供某方面的基本知识或资料线索，专供查阅的特定类型的图书。

二、工具书的特点是能够迅速提供知识或资料线索，即用特定的编排形式和检索方法，反映广泛系统的内容，为人们读书治学查找资料提供方便。譬如，汉字发展到现在已有几万个，如果遇到一个字不认识怎么办呢？我们借助《康熙字典》、《中华大字典》、《新华字典》等字典，就基本上能解决某一个字怎样读、作何解释等问题。汉语词语发展到现在有几十万条，借助《辞海》、《辞源》和《现代汉语词典》等词典，也大体上可找到我们所需要的某一个词语的解释。我国的图书典籍，据不完全统计，自先秦至清朝的二千多年间共有十八万一千七百多种，新中国成立以来公开出版的更达三十万种之多。检索这些图书可借助历代艺文志、《四库全书总目》、《贩书偶记》、《中国丛书综录》、《中国地方志综录》、《全国总书目》等书目工具解决。同样利用类书、政书、年鉴、手册、表谱、图录等工具书，能帮我们从纷纭复杂的名物制度和典故资料中，找到一个名物典故资料；从层出不穷的大事资料和统计数据中，找到某一个重要时事资料或者一个数据；从几千年有文字可考的历史资料和史日记载中，找到一个历史事件或年月日资料；以及从反映各种事物和人物的图象资料中，找到某一个图象资料。这些方面的问题，如果离开工具书那是难以解决的。

三、工具书与普通书有着明显的区别。工具书具有编制特殊、内容概括、专供查阅等特点。能起到解答疑难、辅助阅读、提供资料的作用。首先，从编制目的看，工具书具有查考性。工具书一般不是供人们从头至尾、逐字逐句阅读的，而拥有大量的资料供人们查考，以解决有关的疑难问题；普通书则对一定的问题或学科作具体的论述，提供比较系统的知识和观点，一般供读者从头至尾阅读。其次，从内容材料来看，工具书具有概括性。它广采博收、旁征宏引，大多是把收集来的材料加以取舍排比或作精要的论述，因此内容比较广泛、概括；普通书却围绕一定的问题或学科作深入的论述，以阐明作者的观点，内容一般比较连贯、完整。再从材料编排看，工具书具有易检性。它的编排体例，或按部首、或依笔画、或用号码、或以音韵、或分类分主题序列、或以年月日为次、或依地域分编，总之，一检即得，甚便查找；而普通书一般按问题或学科本身的系统分章、分节论述。

四、工具书与普通书的联系。工具书与普通书并不存在不可逾越的鸿沟。有些工具书同时也是某方面的专门著作。如《说文解字》，它既是供查考字的形、音、意的工具书，又是研究汉字参考的专著。反之，普通书也一样可供查考问题时参考，具有工具的作用。尤其是某些大部头的史书、一统志和地方志、总集和全集、大部头的资料汇编等类图书，由于内容广泛，材料丰富，参考价值更大。加上这类书卷帙浩大，人们常常只是选择其中一部分，以作阅读或查考用，因此在一定程度上也起着工具书的作用。

五、工具书的种类繁多。简单的说可以分为这样六类：字典词典类、类书政书类、年鉴手册类、书目索引类、表谱类和图录类。

1、字典是解释字的形、音、义及其用法的工具书，词典是解释词语的概念、意义及其用法的工具书。字典和词典都是人们看书学习，阅读古籍，研究语言文字学等必不可少的工具。

汉语里的字和词是两个不同的概念，一个字可能是一个词，也可能不是一个词。由于有字和词的区别，于是也就有字典和词典的区别。

中国古代讲文字形、音、意的著作很多，但其中不少既解释单字，也解释复词，实际上字与词的概念基本上没有确分。因些，从前人们把这类著作一律称为“字书”，并不分辨什么叫字典，什么叫词典。直到清代《康熙字典》采用字典之名，以及近代出现了词典这一名称，字典和词典才相对地有了界限。但我国现有的字典，有时也兼收语词；词典一般也以单字为词头，二者之间有不可分割的关系，只是各自的侧重点不同而已。

2、类书是辑录古书中的史实典故、名物制度、诗赋文章、丽词骈语等，按类或按韵编排，以便寻检和征引的工具书。

类书是我国古代百科全书式的资料汇编，其内容广泛，材料之丰富，列古代各类工具书之首。《四库全书总目》称其为“兼收四部，而实非经、非史、非子、非集，四部之内乃无类可归。”历代各家书目、论著，或者把它列入史部，或者列入子部，或者入集部，或者单独立类。

《永乐大典》是我国历史上内容最广博、卷帙最庞大的一部类书。先是永乐元年至二年解缙编初稿，取名《文献大成》。后来明成祖认为不完善，复令姚广孝、解缙等重修，参加者达2169人，永乐六年（公元1408年）成书，并改今名。

全书共22937卷（内有目录、凡例60卷），11095册，约三亿七千多万字。书编成后，未刊印过，只在嘉靖、隆庆年间摹副本一套。正本毁于明亡之际，副本在清雍正年间由皇史宬移存翰林院。乾隆年间点查时，已经散佚2400多卷。至咸丰年间英法联军入侵，多被劫走，遗失更多。光绪年间八国联军入京，又遭焚毁、盗卖和劫走，所剩寥寥无几。现在流存在世的只有800卷左右，中华书局影印北京图书馆所藏的原本和复制品共720卷，202册。

原书汇集人国宋元以前重要图书典籍七、八千种，包括经、史、子、集、佛经、道藏、医书、方志、平话、戏曲、小说、工技、农艺等各方面的珍贵资料，另有一些附图。分类而收。

政书是专门记载典章制度的工具书。它收集历代或某一朝代政治经济、文化制度方面的史料，分门别类地加以编排和叙述，具有制度史、文化史和学术史的性质。

政书与类书在编纂方法上有些雷同，只是类书一般兼收各类，政书却专记典章制度，好似专科性类书。但政书不象类书只采摘诗文材料，述而不作，而是把史料加以组织熔炼，成为完整的有机体。

最早创造政书这种体裁的是唐代的刘秩，他作了《政典》。后来杜佑根据刘秩的《政典》，加以补充和扩大编成《通典》。到了宋代，郑樵编了《通志》。元代马端临编了《文献通考》。这就是著名的“三通”。

清朝统治者为了装璜门面、粉饰太平，将三通一续再续，搞得洋洋大观。修了《清通典》、《清通志》、《清文献通考》，又编《续通典》、《续通志》、《续文献通考》，合称“九通”。清末刘锦藻又编了《清续文献通考》，加进去就成了“十通”。

十通是政书的主流，此外还有“会要”、“会典”。

会要记一代之典章制度及其损益沿革，是一种断代的制度史、文化史和学术史。其性质与《通典》、《文献通考》一样，不过断代为书而已。会典也是记一代典章制度之事，性质与“会要”相似，但编制体例大异。会要以类分编，而会典则以职官为纲。

3、年鉴，包括年刊、年报等，是汇辑一年内的重要时事文献和统计资料，并按年度出版的连续性出版物。它收集材料主要依据当年的政府公报和文件，以及国家重要报刊的报导和统计资料。它所反映的内容，有较大总结、统计意义和连续参考价值。因此，通过年鉴能及时地总结各方面的经验和成就，使我们获得比较系统的新资料，有利于学习、工作和科学研究的进行。同时，由于它是按年度出版的，在某种程度上又可弥补百科全书不能经常修订的缺陷。

年鉴的编纂始于欧洲，英文称Year Book ，法文称Annuaire，德文称 Jahrbuch，俄文称Ежегодник。文字虽异，但都是记载一年间的大事和汇集一年间的统计资料。

各种各样的年鉴按其性质可归纳为综合性年鉴、专门性年鉴和统计性年鉴。

5、手册是汇集某一方面经常需要查考的文献资料，以供读者随时翻检的一种工具书。其内容通常是简明扼要地概述某一专业或某一方面的基本知识以及一些基本的公式、数据、规章、条例等。它特别注意图表、数据，多半以图表为主，只附有简要的文字说明。具有类例分明、资料具体、叙述简练等特点。其编辑体例，一般是分类排列的。

手册的名称很多，有指南、便览、要览、一览、宝鉴、必备、大全、全书等。有些统计资料、法规条约汇编，实际上也具有手册的性质。

4、书目、索引是检索图书、报刊等资料的重要工具。书目是图书目录的简称，它著录一批相关的图书，按一定的次序编排而成，是一种登记、宣传和报导图书的工具。

索引，又称“通检”、“备检”等，也有据英文音译作“引得”（index）的。索引是把一种或多种书（刊）里的具体内容，如主题、书名、篇名、人名、地名等摘录下来，加以编排，并注明出处，以便查阅的工具书。

5、“表谱”，包括年表、历表和其他历史表谱。

年表、历表是查考历史年、月、日的工具书。其中年表是查考历史年代和检查历史大事的工具书，历表是查考和换算不同历法年、月、日的工具书。它们把人类用以记录时间的不同符号，正确而统一地反映在一定形式的表格上，成为一种指示时间概念、辅助历史科学的工具。

其他历史表谱、诸如史谱、人物表谱、职官表、地理沿革表等，也是历史科学的辅助工具。它们在编制体例上是以简驭繁，“义取简明，条举件系”，多用表格形式附以简单的文字来表示繁复的事实，以便查考。

6、“图录”，包括地图、历史图谱、文物和人物图录。

地图是按一定的投影方法和比例尺，将地表事物和现象标绘于平面上，以反映各种自然和社会景象的地理分布与联系的一种工具书。地图是地理学的辅助工具，它直观而清晰地描绘地理知识，辅助文字叙述之不足，以解决阅读中的空间概念问题。

地图不仅对于国家政治、军事、国防、外交、经济建设和科学研究等，具有极其重要的意义，而且也是平时学习和开展教学工作的不可缺少的工具。
历史图谱、文物图录及人物图录，是一种以图形揭示历史文物和事物形象的工具书。它汇集了各种重要文化遗址、历史文献、古代器物以及重大历史事件、历史人物的图象资料，为研究历史提供了形象的材料。

图录之作由来已久，古人有“左图右书”之说。

六、工具书的功用是多方面的。首先，它是读书治学的工具。人们常称工具书为“案头顾问”、“良师益友”，历代学者都很重视工具书的编纂和利用。

人们重视工具书，是因为工具书有辅导自学、指示读书门径之能，解答疑难、提供资料之功。古人崇尚“以腹为笥”，以博闻强记为“通人”，并有所谓“一事不知者士之耻也”的说法。但是，“一人之知识有限，天下之义理无穷”。尤其是随着社会的发展，人类积累的知识广博无边，图书文献浩如烟海，光凭一个人的博闻强记，犹如衔石填海，只能是望洋兴叹。因此人们为了充分占有资料，掌握人类积累起来的知识，必须借助“知识宝库的钥匙”、“书海之南针”——工具书。

工具书又是传播思想和文化的工具。无产阶级革命导师为了宣传共产主义思想、指导革命斗争，都曾参加编写工具书，或对编纂工具书作过具体批示。同样，资产阶级、封建地主阶级历来也很重视工具书这个传播思想和文化的工具。

工具书还是图书馆工作的工具。图书馆是人类知识的宝库，书籍的海洋。“工欲善其事，必先利其器”工具书在图书馆工作中有着特殊的作用。

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